29 Tháng Bảy, 2021
Giám sát viên Quận Los Angeles và Chủ tịch Ủy ban LA lần thứ 5 Sheila Kuehl bắt đầu cuộc họp Hội đồng Ủy ban ngày 8 tháng 2021 năm XNUMX bằng cách phản ánh về quá trình làm việc từ xa một năm rưỡi qua và hỏi xem chúng tôi đã học được gì từ những kinh nghiệm này có thể được áp dụng cho các phương pháp tiếp cận làm việc trực tiếp trong tương lai.
“Làm thế nào chúng ta có thể tương tác tốt hơn với đồng nghiệp, với nhân viên, với công chúng, với khách hàng của mình? Và tôi nghĩ rằng bạn sẽ nghe thấy một số thống kê và phản hồi thú vị về những gì cần được làm lại và những gì thực sự hoạt động khá tốt, ”Kuehl nói.
“Vì vậy, chúng ta đây, giống như Janus, người được đặt tên cho tháng Giêng, một vị thần hai mặt luôn đối mặt và tiến lên phía trước. Chúng tôi đang học hỏi từ quá khứ và hướng tới tương lai. Cố gắng trở nên linh hoạt, cố gắng nhanh nhẹn, cố gắng có tư duy cầu tiến - và tôi thực sự rất tin tưởng vào khả năng của chúng tôi để tiếp tục thích nghi và hoàn thành công việc này ”.
Ghi nhận một chủ đề trong các mục của chương trình nghị sự - bao gồm các bài thuyết trình về không gian thực của First 5 LA cũng như cách First 5 LA kết nối và cộng tác - Giám đốc điều hành First 5 LA, Kim Belshé đã thêm vào nhận xét của Kuehl, chia sẻ thông tin cập nhật về thời điểm các Ủy viên có thể mong đợi trở lại gặp trực tiếp và lên kế hoạch cho việc trở lại tòa nhà First 5 LA của các thành viên trong nhóm First 5 LA.
Theo Belshé, các Ủy viên có khả năng sẽ có cơ hội trở lại các cuộc họp trực tiếp của Hội đồng quản trị sớm nhất là vào tháng 5, theo hướng dẫn từ Sở Y tế Công cộng và nhóm pháp lý của First 5 LA. Về việc các nhân viên của First XNUMX LA quay trở lại làm việc tại chỗ, Belshé đã chia sẻ cách tổ chức gần đây đã thực hiện một cuộc khảo sát trên toàn tổ chức để thông báo về một môi trường làm việc tương lai trong tương lai.
“Chúng tôi hiện đang trong quá trình thực hiện một cuộc khảo sát nhân viên để phản ánh, như Người giám sát đã nói, hãy nhìn lại xem chúng tôi đã làm như thế nào, điều gì hoạt động tốt, điều gì hoạt động kém hiệu quả. Và sau đó khi chúng ta cùng nhau hướng tới một phương pháp kết hợp –– một số cân nhắc chính mà chúng ta cần đặt lên hàng đầu khi phát triển việc triển khai phương pháp kết hợp là gì, ”Belshé nói.
Sau phát biểu khai mạc, Giám đốc cấp cao quản lý nơi làm việc Carl Gayden đã phát biểu trình bày trước khi Hội đồng bỏ phiếu thông qua Hợp đồng Thiết kế-Xây dựng cho Dự án Cải thiện Vốn của First 5 LA (CIP).
Sau khi xem xét các bản cập nhật được đưa ra trước đó cho Hội đồng quản trị tại cuộc họp tháng 5, Gayden tóm tắt rằng First 3,050,631.80 LA, cùng với các chuyên gia tư vấn bên ngoài, đang khuyến nghị Hội đồng trao Hợp đồng Thiết kế-Xây dựng cho Dewberry Design Builder Inc. dưới dạng $ XNUMX.
Ngoài việc phê duyệt hợp đồng, Gayden cũng khuyến nghị Hội đồng tái xác nhận rằng CIP được miễn xét duyệt theo các yêu cầu của Đạo luật Chất lượng Môi trường California (CEQA). Gayden báo cáo rằng nhóm pháp lý của First 5 LA đã xác định rằng dự án hoàn toàn nằm trong diện miễn trừ cơ sở vật chất hiện có của CEQA, khiến nó được miễn đánh giá thêm của CEQA.
Hội đồng đã nhất trí thông qua giải thưởng Hợp đồng Thiết kế-Xây dựng và tái khẳng định CIP được miễn đánh giá CEQA.
Các bước tiếp theo của CIP sẽ yêu cầu nhóm pháp lý của First 5 LA nộp đơn xin miễn trừ khỏi CEQA, cũng như thông báo để tiếp tục gửi đến Dewberry Design Builder Inc. để bắt đầu Giai đoạn 1 của CIP. Dự kiến, dự án sẽ hoàn thành vào tháng 2022 năm XNUMX.
Sau cuộc bỏ phiếu, Giám đốc điều hành tạm thời / Giám đốc CNTT Jasmine Frost và Giám đốc Quản lý Hợp đồng và Mua hàng Jennifer Eckhart đã đưa ra trình bày trên First 5 LA's trình bày về những thay đổi được đề xuất đối với chính sách mua sắm của First 5 LA.
Frost cho biết: “Chính sách này đang được sửa đổi để giải quyết một số thách thức thường gặp trong các phiên bản trước và để mang lại quy trình ra quyết định hợp lý hơn và nhất quán hơn cho công việc của chúng tôi”.
Eckhart đã cung cấp thêm thông tin chi tiết về một số thách thức mà chính sách mua sắm trước đây phải đối mặt, bao gồm việc thiếu sự phù hợp với kế hoạch và giá trị chiến lược hiện tại của First 5 LA, sự kém hiệu quả trong việc giải quyết các hoạt động mới nổi như cấp lại quỹ doanh thu và các trở ngại hành chính khác như sự chậm trễ trong Hội đồng phê duyệt do cuộc họp mùa hè hoặc kỳ nghỉ giải lao.
Chuyển sang những thay đổi chính sách được đề xuất, Eckhart chia sẻ rằng một trong những cải cách chính đang được khuyến nghị là tăng ngưỡng hợp đồng của giám đốc điều hành từ 75,000 đô la lên 150,000 đô la. Hiện tại, các hợp đồng dưới 75,000 đô la được giám đốc điều hành phê duyệt, trong khi những hợp đồng trên 75,000 đô la phải được Hội đồng quản trị phê duyệt.
Theo Eckhart, các nhóm tập trung vào nhân viên tiết lộ rằng ngưỡng này không xem xét lượng nỗ lực cần thiết để được chấp thuận cho một số lượng nhỏ như vậy. Cô cũng chia sẻ rằng các ngưỡng của First 5 LA bằng hoặc thấp hơn các ngưỡng của các tổ chức khác. Các nhóm tập trung với những người nhận tài trợ cũng tiết lộ rằng cải cách trong chính sách này sẽ giảm thời gian trôi đi giữa mua sắm và ký hợp đồng. Do đó, điều chỉnh ngưỡng sẽ dẫn đến hiệu quả cao hơn, Eckhart nói.
Một khía cạnh khác của cải cách được Eckhart chia sẻ là cách chính sách mua sắm của First 5 LA có thể kết hợp tốt hơn các giá trị Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập (DEI) của First 5 LA. Bà chia sẻ rằng trong khi First 5 LA hiện có tuyên bố về DEI trong chính sách hiện tại, chính sách đã được cải cách khuyến nghị tăng cường tuyên bố để nêu rõ các mục tiêu DEI bao gồm thiết lập các thực hành mua sắm công bằng và dễ tiếp cận, giải quyết các rào cản đối với việc tham gia và thu thập và giám sát dữ liệu để theo dõi và sử dụng để cải tiến liên tục.
“Mục đích là làm cho các cơ hội tài trợ này có thể tiếp cận được với tất cả các loại hình kinh doanh, bao gồm các nhà cung cấp đa dạng như phụ nữ thiểu số, cựu chiến binh khuyết tật, doanh nghiệp xã hội, doanh nghiệp khó khăn và doanh nghiệp LBGTQ,” Eckhart nói.
Các ủy viên sẽ bỏ phiếu về các khuyến nghị cải cách chính sách tại cuộc họp của Hội đồng ủy viên vào tháng XNUMX. Để có danh sách đầy đủ các cải cách chính sách được đề xuất, hãy nhấp vào vào đây.
Mục thứ ba được trình bày trong chương trình nghị sự là bản cập nhật từ Craig Steele, Cố vấn Pháp lý số 5 LA, người đã chia sẻ thông tin liên quan đến các yêu cầu của Đạo luật Brown.
Khi bắt đầu đại dịch, Thống đốc California Gavin Newsom đã từ bỏ một số yêu cầu bắt buộc các cơ quan công quyền phải tổ chức các cuộc họp của hội đồng quản trị và ủy ban tại một địa điểm thực tế. Steel chia sẻ rằng Newsom đang cho phép sự miễn trừ hết hạn vào ngày 30 tháng 2021 năm XNUMX, có nghĩa là theo Đạo luật Brown, các Ủy viên sẽ lại phải gặp nhau tại một địa điểm thực tế theo yêu cầu của pháp luật.
Thông tin này được đưa vào bài thuyết trình cuối cùng, do Giám đốc quan hệ hội đồng quản trị Linda Võ và Trợ lý hành chính điều hành Jaimie Knowles đưa ra, về kết quả từ một cuộc khảo sát của Hội đồng quản trị được thực hiện vào mùa xuân năm 2021. Cuộc khảo sát được thực hiện nhằm thu hút phản hồi về cách First 5 LA có thể hỗ trợ tốt nhất cho Hội đồng quản trị giao tiếp và học hỏi.
Knowles đã chia sẻ kết quả từ cuộc khảo sát trên ba lĩnh vực chính: cuộc họp ảo, chủ đề quan tâm và thời gian họp, thông tin liên lạc và tài liệu. Theo kết quả, trong khi các thành viên Hội đồng quản trị báo cáo dễ sử dụng với các cuộc họp Zoom ảo, thì có nhiều phản hồi trái chiều về tính hiệu quả của các cuộc họp ảo, đặc biệt là với sự bất ổn của internet. Về các chủ đề quan tâm, những người tham gia khảo sát cho biết họ quan tâm nhất khi tìm hiểu thêm về công việc của First 5 LA trong các lĩnh vực DEI, chính sách và vận động chính sách và các ưu tiên chiến lược. Cuối cùng, 100% người trả lời khảo sát báo cáo rằng thời gian và nhịp độ họp Hội đồng quản trị đủ thường xuyên để hỗ trợ quản trị hiệu quả.
Võ chia sẻ cách First 5 LA có kế hoạch sử dụng những điểm rút ra chính từ cuộc khảo sát và áp dụng chúng cho các mối quan hệ Hội đồng quản trị trong tương lai, nói rằng mô hình kết hợp giữa các cuộc họp Hội đồng quản trị ảo / trực tiếp có thể được triển khai trong tương lai và rút ngắn thời gian họp đã có được thực hiện khi bắt đầu đại dịch có khả năng tiếp tục sau COVID.
Để có danh sách đầy đủ các phát hiện từ cuộc khảo sát của Hội đồng quản trị năm 2021, hãy nhấp vào vào đây.
Cuộc họp tiếp theo của Hội đồng Ủy viên được lên kế hoạch vào ngày 8 tháng XNUMX. Hội đồng sẽ nghỉ hè trong tháng Tám. Để biết thêm thông tin, hãy kiểm tra www.first5la.org/our-board/meet-materials.
